Et vellykket arrangement handler om langt mer enn hotell, flybilletter og konferanselokaler. Når reise, logistikk, program og innhold skal fungere sammen, blir det viktig å se helheten. Mange virksomheter benytter flere leverandører til ulike deler av arrangementet. Det kan gi flere kontaktpunkter, mer koordinering og større risiko for at delene ikke fungerer optimalt sammen.
I praksis kan et program se godt ut på papiret, men fungere annerledes når reisen og den praktiske gjennomføringen tas med i regnestykket. En destinasjon kan virke ideell, men flyforbindelser, kapasitet eller logistikk kan gjøre reisen mer krevende enn forventet. Når hotell, transport, aktiviteter og andre leverandører håndteres hver for seg, øker også behovet for koordinering.
God planlegging handler derfor ikke bare om å få hver enkelt del på plass. Den handler om å forstå hvordan delene påvirker hverandre.
Færre kontaktpunkter, bedre oversikt
Når reisen og selve arrangementet planlegges samlet, blir det enklere å se hele deltakerreisen under ett. Flyankomster kan ses i sammenheng med transport og programstart, aktiviteter med tidsplan og måltider, og valg av destinasjon med reisetid, kapasitet og innhold.
Samtidig reduseres antall leverandører og kontaktpunkter. Én fast kontakt gjennom prosessen gir deg bedre oversikt og mindre administrasjon.
Mer enn hotell og fly
Mange kjenner G Travel først og fremst som et reisebyrå. G Travel Møter og Event bistår også med hele prosessen rundt møter, konferanser, gruppereiser og arrangementer.
– Vi sørger for at hele arrangementet henger sammen, sier Kaja Antonsen, Teamleder for G Travel Møter og Event.
Det kan innebære:
- konsept og program
- påmeldingsløsninger og deltakerkommunikasjon
- reise og logistikk
- aktiviteter og underholdning
- koordinering av hoteller, restauranter og andre leverandører
Hvor mye hjelp du trenger, avhenger av arrangementet og hva du ønsker å håndtere selv.
Teamet har erfaring fra alt fra mindre møter og gruppereiser til store konferanser og internasjonale arrangementer med komplekse logistikkbehov.
Erfaringen fra G Travels øvrige forretningsområder har vært med på å forme både kompetansen, tjenestene og arbeidsmåtene i G Travel Møter og Event. Det bidrar til en bred forståelse av hvordan reiser og arrangementer påvirker hverandre i praksis.
Med god kjennskap til destinasjoner, flyruter, hoteller og leverandører kan teamet koble de ulike delene sammen allerede i planleggingsfasen.
Når det praktiske er ivaretatt, får du mer tid til deltakerne, innholdet og det arrangementet faktisk skal oppnå.
Trygghet når planene endrer seg
Selv med god planlegging kan noe uforutsett skje. Konflikter, streik, naturkatastrofer eller transportproblemer kan påvirke både reisen og arrangementet.
I slike situasjoner er det en fordel å ha oversikt over både reisene og arrangementet, samt tydelige kontaktpunkter dersom planene må endres. G Travel har systemer som gjør det mulig å identifisere berørte reisende og følge dem opp.
Det gir mindre koordinering og én tydelig kontakt når planene må endres.
Fem råd for et vellykket møte eller arrangement
- Start planleggingen tidlig
Populære hoteller, konferanselokaler og destinasjoner kan bli fullbooket mange måneder i forveien. For større arrangementer kan det være lurt å være ute mer enn seks måneder før gjennomføring. Tidlig planlegging gir flere valgmuligheter når det gjelder destinasjon, innhold, logistikk og budsjett. - Definer målet først
Hva skal arrangementet oppnå? Et tydelig mål gjør det enklere å ta gode valg underveis. - Tenk helhet
Reise, logistikk, program og innhold påvirker hverandre. Se delene i sammenheng fra starten. - Avklar ansvar og roller
Tydelige roller og færre ledd å forholde seg til gjør koordineringen enklere. - Ha en plan for det uforutsette
God beredskap gjør det enklere å handle raskt dersom planene må endres.
For G Travel Møter og Event starter et godt samarbeid med å forstå hva du ønsker å oppnå. Hvor mye hjelp du trenger vil variere fra arrangement til arrangement, men målet er det samme: å skape en god opplevelse for både arrangør og deltakere.
Kaja oppsummerer det slik: – Vi ønsker at kunden skal kunne bruke tiden på deltakerne og innholdet, ikke på logistikk og koordinering.
Når reise og arrangement ses i sammenheng, blir det enklere å skape gode opplevelser for deltakerne og nå målene for arrangementet.
Planlegger du et møte eller arrangement?
Vi hjelper gjerne med å se på hvordan reise og arrangement kan planlegges som én helhet, og hva som passer for akkurat din virksomhet.