Hva kreves for å arrangere en konferanse med 750 deltakere i Oslo? Eller en firmasamling for 550 personer i Riga – komplett med innhold fra A til Å?
Hos Get Together i G Travel er det prosjektleder Line Sandkjen og teamet fra Get Together som står i front når store arrangementer skal forvandles fra idé til minneverdige opplevelser.
– Det handler om ekstremt god struktur og like mye om fingerspissfølelse. Vi må forstå mål og målgruppe, samtidig som vi må forutse alt som kan gå galt og planlegge for å unngå det, sier Sandkjen.
FRA VISJON TIL VIRKELIGHET
Arbeidet starter ofte flere måneder – og noen ganger over et år – i forveien. Kundens behov, strategi og budskap er første stopp på veien.
– Vi setter oss alltid ned og spør: Hva skal denne samlingen faktisk gjøre for deltakerne? Hva skal de kjenne, lære eller gjøre etterpå? Det er ikke nok å bare skape et «fint program». Vi må treffe på helheten – fra invitasjon til takk for nå, sier Sandkjen.
I arbeidet med flere store events og konferanser i vår har hun og teamet utviklet alt fra konsept og til kjøreplaner, deltakerkommunikasjon, underholdning og logistikk. Ingen detalj er for liten, og alt henger sammen for å skape en sømløs opplevelse.
– Sammen med kunden bygger vi en felles forståelse av hva arrangementet skal være. Det er som å regissere en forestilling: Vi har innholdet, vi har medvirkende, og vi har publikum. Og det hele skal skape én sammenhengende opplevelse, sier Sandkjen.
DETALJENE ER MANGE OG VIKTIGE
– For å få 750 mennesker trygt inn og ut av venue uten kø eller kaos, kreves presisjon ned til minuttet. Vi skal tenke på alt fra registrering og navneskilt, til lunsjflyt og nok strømuttak til teknikerne. Vi gjør alt med ett mål: Deltakerne skal oppleve sømløshet satt i system, sier Sandkjen.
Under et oppdrag i Riga hadde Get Together ansvar for produksjon av en tredagersreise. Det omfattet flytransport, transfer og hotell, men også egne kveldsarrangementer, faglig innhold, lokal kultur og visuelle elementer. Alt ble sydd sammen til én opplevelse.
– Når prosjektledelse, leverandørkontakt og kundeoppfølging spiller sammen og blandes med erfaring om hva som fungerer og hva som kan skape friksjon, så blir det bra. Vi har denne miksen som gjør at vi kan være både kreative og konkrete i rådgivningen vår, sier Sandkjen.
TRE GODE RÅD FRA VÅR EKSPERT
Line Sandkjen deler tre gode råd med deg som planlegger store arrangementer:
Start med målet, ikke programmet. Spør deg selv hva arrangementet skal skape. Innholdet kommer naturlig når målet er tydelig.
Involvér tidlig: Gode arrangementer bygges i samarbeid. La interne ressurser og ledelse være med å forme retningen fra start.
Tenk logistikk med kreativitet: Praktisk gjennomføring er en del av opplevelsen. En god velkomst, raskt innslipp, god lyd og et velfungerende program gjør hele forskjellen. Et sømløst arrangement er som et teater: Jo mer friksjonsfritt det virker, desto mer innsats ligger det bak.
VI GJØR DET SAMMEN
Get Together har et samkjørt team med erfarne prosjektledere, teknisk kompetanse og kreative rådgivere. Sammen sørger de for at kundene opplever trygghet, engasjement og at gjennomføringen står til forventningene – enten de skal til et hotell i Oslo, et opplevelsesarrangement på Svalbard eller til en storby i utlandet.
– Jeg er stolt av hva vi får til som team, og enda mer stolt når kundene er fornøyd. Det handler om å skape noe som setter spor, sier Sandkjen.
Vil du vite mer om hvordan Get Together jobber, eller har du et arrangement du trenger bistand til? Ta kontakt!